Come gestire molteplici progetti da freelancer

Gestire in contemporanea più progetti da freelance può essere, al contempo, esaltante ed impegnativo. In qualità di libero professionista IT, Tech o Digital, sei libero di intraprendere incarichi diversi, ma destreggiarsi efficacemente tra di essi può rappresentare una sfida complessa da portare a termine. Dal mantenimento della comunicazione chiara con i clienti all’organizzazione tra scadenze concomitanti risulta basilare trovare il giusto equilibrio. Inoltre dover occuparsi di attività amministrative come quelle contabili e amministrative può rubare tempo prezioso per ciò che è il tuo core business. Il carico di lavoro, talvolta opprimente, può essere alleggerito da soluzioni semplici in grado di gestire al meglio le fluttuazioni della domanda ottimizzando i processi. Ecco alcune strategie pratiche che ti aiuteranno a gestire più task contemporaneamente e a portare la tua carriera di freelance ad un miglior livello di sostenibilità grazie ad Hightekers.

Gestione del Tempo

Una gestione efficace del tempo è la chiave del successo quando si tratta di gestire più progetti come libero professionista. Con una miriade di compiti e scadenze che si contendono la tua attenzione rimanere organizzati e concentrati diventa fondamentale. Esistono alcune strategie e tecniche essenziali che possono sicuramente aiutarti a padroneggiare la gestione del tempo, aumentare la produttività e vincere le sfide che derivano dalla simultaneità tra incarichi.

Creare delle to-do list

Stilare un elenco completo di attività è il primo passo per gestire in modo efficiente più progetti. Inizia elencando tutti i compiti associati a ciascun progetto e assicurati che nulla venga trascurato; un elenco chiaro e conciso consente di avere una rappresentazione visiva del carico di lavoro. Ricordati di dedicare 5 minuti al giorno alla creazione e all’aggiornamento di questo elenco. 

Se possibile puoi anche assegnare a ciascuna task un numero di minuti o ore previsti per la conclusione delle stesse ordinandole per priorità. Potrai, in questo modo, organizzare meglio la tua giornata e comunicare al resto del team ciò che può essere realisticamente consegnato o approvato. Che si tratti di strumenti digitali o delle tradizionali “carta e penna” aggiorna regolarmente l’elenco dei compiti quando si presentano nuovi incarichi o cambiamenti relativi a quelli esistenti.

Adotta il metodo del Task Batching

Una volta preparato l’elenco dei compiti il passo successivo, per evitare di sentirsi sopraffatti dagli stessi, è quello di organizzarli in lotti gestibili. In questo modo potrai ottimizzare il tuo tempo, evitando di tornare più volte su tematiche simili o addirittura identiche.

La tua mente potrà concentrarsi meglio su una determinata area passando a quella successiva solo una volta che tutti i compiti saranno stati affrontati completamente ed efficientemente. Adottando questo approccio attiverai un flusso operativo senza soluzione di continuità, assicurandoti di sviluppare ciascuna area di business senza precipitare in un senso d’ansia.

Prova la tecnica del POMODORO

Una tecnica efficace di gestione del tempo, nata negli anni Novanta e divenuta popolare tra i freelance, è quella del Pomodoro. Questo metodo consiste nel suddividere il lavoro in intervalli brevi e mirati, chiamati “Pomodori”, della durata di circa 25 minuti, seguiti da una breve pausa di 5 minuti. Dopo aver completato alcuni Pomodori è possibile godere di una pausa più lunga. Si può utilizzare un tracker (ad esempio un semplice timer da cucina) per tenere traccia dei tempi. Nonostante questa tecnica, a causa del suo estremo rigore, non sia adatta a tutti essa potrebbe agevolare i consulenti a stabilire un ritmo di lavoro proficuo rispettando meglio gli slot temporali definiti inizialmente.

Evita le distrazioni

Anche se sembra ovvio, in un mondo pieno di distrazioni, rimanere concentrati sui propri compiti è fondamentale per lavorare contemporaneamente su più progetti. Se sei in azienda potresti optare, nei momenti più impegnativi, per un ufficio tranquillo. Da remoto, invece, potresti isolare i tuoi dispositivi connessi alla Rete da potenziali distrazioni quali le notifiche dei social media, gli avvisi della posta elettronica allontanandoti fisicamente dagli ambienti più rumorosi. Non sottovalutare le difficoltà di ciò: isolarsi per aumentare la propria produttività potrebbe essere più difficile di quanto sembri in quanto richiederebbe il rispetto di una certa dose di disciplina. Riuscire a farlo, ovviamente, porterebbe innegabili benefici a livello di produttività.

Prioritizza le tue task

La gestione di diversi incarichi, scadenze e aspettative dei clienti richiede un alto livello di organizzazione e un’efficace definizione delle priorità. Individuare i compiti più urgenti e stabilirne la priorità è essenziale. Che si tratti di creare una lista di cose da fare o di affidarsi ai più avanzati strumenti online stabilire un ordine di importanza per le attività è fondamentale per tutti i freelance che devono affrontare più task contemporaneamente. Affrontare la propria attività in proprio con questo principio presenta una serie di vantaggi quali, ad esempio:

• Visione d’insieme della totalità dei progetti in carico: il libero professionista potrà valutare, d’insieme, l’intero spettro di competenza facilitando l’identificazione di quelle più urgenti e d’avvio.
• Organizzazione chiara delle attività: l’organizzazione delle attività in base al loro livello di priorità facilita la gestione del carico di lavoro e aiuta a rispettare le scadenze.
• Migliore gestione delle operazioni secondarie: il lavoro svolto dai freelance e dai consulenti indipendenti ingloba anche numerose attività amministrative (fatturazione, contabilità, solleciti, ecc.). È importante ridurre al minimo o rimandare lo svolgimento di questi compiti al termine del completamento complessivo di più progetti. Una soluzione ancora più ottimizzante, sia perchè libera tempo prezioso per il proprio lavoro di base sia perché riduce l’attenzione da prestare a ciò che non si è abituati a fare, invita i liberi professionisti a considerare l’esternalizzazione di queste attività a una società di gestione delle attività come Hightekers.

Quali strumenti potete utilizzare per gestire i vostri progetti?

Per i freelance del settore IT l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti permette di migliorare il proprio grado di organizzazione in contesti di particolare affollamento a livello di compiti e scadenze. Questi strumenti non solo permettono di monitorare i propri progressi ma consentono anche di supervisionare l’efficacia e l’efficienza del team. Ecco alcuni dei più diffusi strumenti e le loro caratteristiche principali:

Trello:

• Framework visuale di schede, elenchi e carte progettato per organizzare in modo efficace compiti e progetti.
• Sposta le attività da un elenco all’altro, stabilisci scadenze, commenta e allega file.
• Promuovi la collaborazione tra i membri del team condividendo le schede e assegnando i compiti.

Asana:

• Crea compiti, imposta date di scadenza e assegnali ai membri del team.
• Crea progetti, aggiungi sezioni e organizza le attività in base alle tue preferenze.
• Si integra con altri strumenti per una migliore connessione.

Monday.com:

• Gestisci progetti in maniera flessibile e intuitiva con flussi di lavoro personalizzati.
• Imposta automazioni e collabora con i membri del team.
• Visualizza i progressi utilizzando grafici e diagrammi per monitorare l’avanzamento del progetto.

Esistono molti altri strumenti simili più o meno consigliati in base alle diverse esigenze di business; eccone alcuni.

Valuta l’esternalizzazione!

Con un numero limitato di ore lavorative al giorno gestire più progetti e al tempo stesso occuparsi della propria attività e di numerosi obblighi amministrativi può rivelarsi impegnativo. Per questo motivo l’esternalizzazione dei compiti è fondamentale quando si gestiscono più progetti in contemporanea dentro o fuori dalla propria azienda. Delegando il lavoro amministrativo, la fatturazione e molto altro a personale esperto in materia potrai liberare tempo a favore delle tue competenze primarie. Esternalizzare è una scelta saggia ed economicamente vantaggiosa per chi desidera aumentare la produttività e alleggerire il carico mentale.

In questo caso le attività amministrative vengono gestite in modo più efficiente e accurato da professionisti in grado di guidare con competenza le necessità quotidiane. Avendo più tempo per i vostri progetti potrai aumentare le giornate fatturabili concentrandoti su ciò che sai fare meglio.

Evitando le attività che richiedono tempo e lasciando che siano gli esperti ad occuparsene risparmierai il tempo da dedicare all’ambito amministrativo permettendo di concentrarti sul tuo lavoro di freelance e di godendo dei vantaggi di un’attività ben gestita.

Come può aiutarti Hightekers

Che si tratti di aiutare un cliente, di ottimizzare le proprie entrate o di gestire due incarichi in contemporanea il servizio di gestione delle attività Hightekers è la scelta perfetta per i liberi professionisti e i consulenti IT indipendenti che non hanno abbastanza tempo, competenze o zelo per affrontare tutta l’attività amministrativa extra, sia che si lavori in Italia sia che lo si faccia all’estero.

I consulenti freelance devono affrontare ripetutamente, di mese in mese, diverse azioni relative all’ambito amministrativo, alla fatturazione e alla contabilità. Hightekers si occupa di queste attività permettendoti di concentrarti sul tuo core business e sui vostri progetti senza preoccuparti delle responsabilità amministrative. Ciò snellisce il flusso di lavoro, riduce lo stress e migliora la produttività.

Il contratto stipulabile con Hightekers è valido localmente e garantisce i vantaggi di un rapporto lavorativo dipendente, senza rinunciare ai benefici tipici che godono i liberi professionisti (libera scelta dei clienti e degli incarichi ecc.). Sottoscrivere un accordo con Hightekers vuol dire godere di un alto grado di stabilità e sicurezza nella tua carriera freelance grazie all’assistenza continuativa di oltre 1.500 consulenti esperti in materia.

Collaborando con Hightekers potrai equilibrare il rapporto tra lavoro e vita privata gestendo più progetti con facilità. Lascia che Hightekers si occupi degli aspetti amministrativi lasciandoti libero di concentrarti su ciò che sai fare meglio. Approfitta dell’esperienza e del supporto del nostro team di consulenti e spalanca le porte ad un percorso freelance più agevole e di successo.