Guida ai pagamenti internazionali per freelance

Autore

Marco

Specialista fiscale e tributario

Lavorare con clienti esteri è un sogno per oltre il 15% dei freelance italiani ma, come tutti i grandi progetti, nasconde delle insidie che fanno rinunciare sempre più connazionali (in calo di oltre 40 punti percentuali negli ultimi cinque anni): ritardi nel pagamento dello stipendio, commissioni e cambio valutario, regole di fatturazione diverse e trattamento fiscale non sempre chiaro.

Per affrontare queste sfide, ridurre i rischi, velocizzare i pagamenti e lavorare in piena sicurezza anche a livello globale è fondamentale:

• scegliere conti business ottimizzati per transazioni cross‑border;
• specificare valuta e condizioni di pagamento;
• sottoscrivere contratti chiari che chiariscano tariffe, leggi applicabili e foro competente in caso di controversie;
• consultare un commercialista per l’adesione al regime fiscale più adatto e beneficiare di convenzioni internazionali.

Approfondiamo ora alcuni aspetti legati al pagamento per le attività da libero professionista con clienti esteri.

Scegliere la migliore piattaforma per i pagamenti

Per i freelance italiani che lavorano con società estere ricevere pagamenti in modo efficiente, sicuro e conveniente è un aspetto fondamentale. Ecco le alternative per i pagamenti transfrontalieri più diffuse in Italia con i principali pro e contro:

Wise (ex TransferWise):

Ideale per ricevere pagamenti in valute estere con basse commissioni.

• Vantaggi: possibilità di sottoscrivere un conto multivaluta (in USD, GBP, EUR, ecc.), tassi di cambio reali e trasparenti, commissioni basse e chiare e possibilità di generare IBAN locali in più Paesi.
• Svantaggi: non consente di emettere fatture e non offre strumenti fiscali.

PayPal:

Ideale per freelance desiderosi una soluzione semplice, adatta alle attività internazionali e priva di complicazioni tecniche.

• Vantaggi: diffusa globalmente (accettata in oltre 200 paesi), facile da integrare con accrediti estremamente veloci.
• Svantaggi: commissioni elevate (fino al 4,4% con una tariffa fissa per ogni transazione internazionale), cambi valuta sfavorevoli e conto non bancario.

Revolut Freelancer:

Consigliata a chi vuole un’app completa per gestire ovunque i propri pagamenti.

• Vantaggi: conto multivaluta con tassi vantaggiosi, carta associata per spese aziendali, emissione fatture in maniera integrata.
• Svantaggi: commissioni e limiti mensili sui cambi nella versione gratuita.

Bonifico SEPA/SWIFT su banca tradizionale:

Ideale per clienti europei o per chi vuole operare tramite canali bancari ufficiali.

• Vantaggi: soluzione sicura e accettata ovunque, bonifici SEPA gratuiti o economici tra paesi UE.
• Svantaggi: tempi lunghi (fino a 5 giorni per bonifici SWIFT), commissioni elevate sui bonifici extra-UE, tassi di cambio sfavorevoli.

Stripe:

Adatta a freelance con siti web che vendono servizi online.

• Vantaggi: accetta carte emesse in tutto il mondo, API personalizzabili, reportistica dettagliata.
• Svantaggi: commissioni superiori a Wise o Payoneer, più adatta a chi ha un flusso di pagamenti ricorrente.

La scelta del metodo di pagamento dovrebbe quindi basarsi sulle seguenti considerazioni:

Una soluzione “perfetta” non esiste: spesso serve una combinazione di strumenti da usare in base al contesto e al proprio profilo fiscale.

Come emettere fattura a clienti esteri

Una fattura emessa a carico di un cliente estero, per essere valida e conforme alle normative, deve prevedere alcuni elementi obbligatori:

• dati del fornitore e del cliente;
• descrizione dettagliata del servizio o prodotto;
• importo;
• valuta;
• tasse (es. IVA) ed eventuali annotazioni fiscali. 

I clienti europei devono indicare il numero di partita IVA specificando se si tratta di una cessione intracomunitaria o di un’operazione esente da IVA. Per i clienti extra-UE, invece, valgono regole diverse e di massima vige il meccanismo di esenzione dal pagamento dell’IVA. 

La fattura può essere redatta in italiano e, per facilitare la comprensione anche alla controparte, anche nella lingua del committente. Evita ritardi o contestazioni definendo chiaramente, all’interno del documento, le condizioni di pagamento (inclusi termini, modalità e scadenze). 

L’uso di strumenti digitali, come software contabili e piattaforme di fatturazione, facilita la creazione, l’invio e la gestione nel tempo delle fatture nel rispetto delle normative fiscali vigenti. 

In Italia, dal 2019, è obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, mentre dal 2024 lo stesso principio è applicato anche alle operazioni tra privati con regole precise per la trasmissione e conservazione dei documenti.

Gestione del cambio valutario e delle operazioni bancarie internazionali

Le fluttuazioni dei tassi di cambio possono ridurre i margini di profitto e aumentare i costi per le transazioni internazionali; per questo motivo accettare pagamenti nella valuta della controparte, o attivare un conto multivaluta (offerti da sempre più numerose fintech neobank come Monese), nel quale far transitare le operazioni attive e passive, può aumentare la fiducia del cliente evitando temporanei valori di cambio sfavorevoli.

Le FX fees (Foreign Exchange fees; tra 1,5% e 1,7% per le banche tradizionali, dello 0,25% circa per le fintech) sono le commissioni applicate per la conversione di valuta estera. Ogni volta che cambi una valuta in un’altra (ad esempio da euro a dollari o viceversa) la banca, la piattaforma di pagamento o l’intermediario applica:

• un margine sul tasso di cambio reale, quindi un tasso meno vantaggioso rispetto a quello di mercato;
• una commissione fissa o percentuale per l’operazione di cambio.

Questi tassi e commissioni sono purtroppo in grado di erodere i profitti, soprattutto quando si lavora con clienti in più Paesi. 

Puoi calmierare il tuo rischio operativo analizzando strategicamente, anche con l’aiuto di un consulente finanziario, il miglior momento per cambiare la valuta estera accumulata nella moneta del tuo Paese.

Breve guida ai requisiti fiscali per i freelance che lavorano con clienti esteri

Ogni libero professionista italiano che lavora con clienti esteri è tenuto a conoscere i principi fiscali applicabili al proprio caso. 

La legge italiana introduce il concetto di residenza fiscale nel Paese se si vive e si opera lavorativamente all’interno dei confini nazionali per oltre 183 giorni l’anno; in tal caso il residente è tenuto a dichiarare qualsiasi reddito generato, incluso quello prodotto all’estero.

Il reddito estero deve essere inserito nella dichiarazione dei redditi solitamente nei quadri RW, RL o RE a seconda del regime fiscale adottato. 

Per evitare la doppia imposizione l’Italia ha stipulato accordi con numerosi Paesi, inclusi Regno Unito e Stati Uniti, che determinano univocamente quale Stato ha diritto di tassare determinati redditi e come ottenere eventuali crediti d’imposta.

È fondamentale tenere traccia dei pagamenti ricevuti dall’estero conservando fatture, contratti e ricevute bancarie in caso di indagini compiute dall’Agenzia delle Entrate (possibili fino al 31 dicembre del quinto anno successivo all’anno di presentazione della dichiarazione).

Consulta un commercialista esperto in fiscalità internazionale e assicurati di adempiere correttamente agli obblighi fiscali in vigore!

Hightekers, la soluzione per le tue collaborazioni freelance con l’estero

Hightekers è la soluzione ideale per i freelance italiani che lavorano con clienti esteri, in primis britannici, che stiano valutando di trasferirsi e che desiderano un supporto efficiente per gestire le proprie collaborazioni in modo sicuro e conforme alle normative in vigore.

Con Hightekers non dovrai più preoccuparti di requisiti burocratici, fiscali o legali: grazie ad un contratto di lavoro valido localmente (Hightekers sará il tuo datore di lavoro legale), avrai di tutti i vantaggi di un rapporto lavorativo dipendente (facilitazioni per la richiesta di un prestito o mutuo, possibilità di richiedere periodi di congedo matrimoniale o genitoriale, periodi di malattia pagati, ecc.) senza rinunciare alla libertà del lavoro in proprio. 

Società di gestione come Hightekers si occupano al posto tuo della gestione dei contratti, dell’invio delle fatture e della ricezione dei pagamenti secondo i termini stabiliti inizialmente.

Uno dei vantaggi più apprezzati dai freelance che fanno parte di Hightekers è la gestione multivaluta, attraverso la quale riceverai pagamenti puntuali e tracciabili senza doverti preoccupare del tasso di cambio sfavorevole. 

Avrai a disposizione, inoltre, un team di consulenti dedicati che ti offriranno supporto continuo e personalizzato per lavorare con serenità ovunque ti trovi; ti accorgerai immediatamente della differenza soprattutto se in questo momento stai affrontando le difficoltà collegate al trasferimento in un altro Paese.

Che tu stia collaborando con aziende nel Regno Unito o valutando un’esperienza lavorativa internazionale Hightekers ti offre protezione, flessibilità e tranquillità.

Non lasciare che la burocrazia ostacoli la tua carriera: scegli Hightekers e libera il tuo potenziale freelance in totale sicurezza.

Garantisci oggi la tua compliance fiscale e legale con Hightekers!

Se lavori come freelance con clienti internazionali, hai bisogno di una soluzione affidabile per emettere fatture in maniera corretta, gestire i pagamenti in diverse valute in modo intelligente e rispettare gli obblighi fiscali. 

Ignorare questi aspetti può portare a problemi legali e passività economiche. Valuta con attenzione la tua situazione, informati e presenta il tuo caso a diversi esperti per individuare la soluzione migliore; trattare la tua attività con serietà ti aiuterà a crescere in modo sicuro e sostenibile.

Hightekers è la società di gestione dedita a facilitare l’operatività freelance libera dai confini geografici; cogli solo il meglio del freelancing e dei contratti da dipendente, contattaci e diventa oggi stesso uno dei nostri associati!

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Marco

Specialista fiscale e tributario

Marco è un consulente fiscale che si dedica ad aiutare i professionisti e freelance, italiani e stranieri, ad orientarsi tra le complesse normative fiscali italiane. Grazie alla sua profonda conoscenza in materia di diritto fiscale italiano, normative sull'IVA e mobilità internazionale, Marco assiste i suoi clienti affinché questi possano concentrarsi sulle loro attività professionali senza il peso degli adempimenti fiscali. Con sede a Firenze, Marco ama cucinare piatti tradizionali italiani e assistere a concerti jazz locali.