Comment gérer un contrôle fiscal en freelance ?

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Pourquoi le contrôle fiscal inquiète les freelances

Depuis 2023, les autorités fiscales françaises ont pris des mesures fortes et renforcé les contrôles sur les freelances, travailleurs indépendants et consultants digitaux.  Notamment ceux qui déclarent des revenus élevés ou travaillent à l’international. Mais cette tendance s’est encore accentuée avec l’arrivée de l’intelligence artificielle. En effet, l’État intègre de plus en plus d’outils basés sur l’IA pour analyser et croiser automatiquement des millions de données. 

Logiquement, les red flags apparaissent alors plus rapidement et facilement, augmentant le nombre de contrôles fiscaux.

Mais attention, même sans signaux négatifs et même en étant parfaitement honnête, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle fiscal en freelance. Et ce n’est pas forcément grave : dans la majorité des cas, il s’agit simplement d’un processus de vérification.

Mais pour traverser cette étape sans stress, vous devez comprendre ce qui est attendu, savoir ce qui peut déclencher un audit, et surtout, comment vous y préparer. 

Hightekers vous aide à y voir plus clair.

Contrôle fiscal vs contrôle URSSAF : quelle différence ?

Avant toute chose, il est important de connaître les deux types de vérifications auxquels les freelances peuvent être confrontés dans leur carrière d’indépendant :

• Le contrôle fiscal est réalisé par la DGFiP (Direction générale des finances publiques). Il permet de contrôler les montants de vos déclarations et tout ce qui touche à vos impôts : impôts sur le revenu, TVA, IS (impôt sur les société), etc.
• Le contrôle URSSAF, quant à lui, vérifie vos cotisations sociales : paliers, appels à cotisation, exonérations, etc. L’URSSAF contrôle ainsi que vous payez les bons montants de charges sociales (retraite, sécurité sociale, etc) par rapport au chiffre d’affaires que vous déclarez.

Tous les freelances sont concernés par les contrôles fiscaux. Que vous soyez en micro-entreprise (auto entrepreneur), en société (SASU, EURL) ou en portage salarial vous devez être à même de pouvoir valider et prouver vos dépenses et déclarations. Évidemment, le niveau de complexité varie selon votre statut, d’où l’importance de bien choisir la bonne structure juridique au moment de vous lancer en freelance.

👉 Découvrez aussi notre guide : Micro-entreprise ou SASU en freelance : que choisir ?

Qu’est-ce qui peut déclencher un contrôle fiscal ?

Comme indiqué précédemment, les autorités fiscales s’appuient de plus en plus sur des algorithmes de détection de risques, mais aussi sur des anomalies visibles dans vos déclarations, bilans annuels et comptes de résultats.

Voici les déclencheurs les plus fréquents :

• Revenus irréguliers ou très variables d’une année à l’autre. Même si le métier de freelance est par définition plus instable et plus à risque qu’un contrat CDI, les variations soudaines de gros revenus peuvent être une première alerte des vérifications des autorités.
• Omissions ou retards dans vos déclarations de TVA, IR, ou URSSAF
• Un TJM élevé non cohérent avec le revenu déclaré
• Facturations internationales mal justifiées (travail depuis la France pour un client étranger)
• Dépenses anormalement élevées : un pourcentage de dépense au-dessus de la moyenne pour une ou plusieurs catégories de dépenses (restaurants, déplacements, avantages en nature…)
• Croisements de données : incohérence entre vos comptes bancaires et vos déclarations

💡 Astuce : l’administration compare aussi vos données avec celles de vos clients via les déclarations automatisées (DSN, facture électronique). Toute incohérence est un premier signal qui pourrait déclencher un éventuel contrôle fiscal.

Comment se déroule un contrôle fiscal pour les indépendants ?

Au même titre qu’un un contrôle fiscal traditionnel, le contrôle fiscal en freelance se déroule en plusieurs étapes :

Étape 1 : La notification

Vous recevez un courrier recommandé vous annonçant le début d’un contrôle.

Étape 2 : La demande de documents

Une fois le contrôle officiellement débuté, le chargé de contrôle, aussi appelé le vérificateur, vous demandera rapidement de lui fournir une liste complète des documents les plus importants justifiant votre comptabilité et vos déclarations :

• Toutes vos factures et devis
• Vos contrats clients et avenants
• Vos précédentes déclarations fiscales et sociales
• L’ensemble de vos relevés bancaires
• Justificatifs de dépenses professionnelles

⚠️ L’ensemble de ces documents sont généralement demandés sur une période de 3 ans, hors exercice fiscal en cours.  

Étape 3 : L’envoi des documents

Vous disposez généralement de 30 jours pour renvoyer tous les dossiers et documents demandés. Si vous êtes en pleine mission (ou pire, en déplacement), mieux vaut être prêt et très organisé. D’où l’importance de tenir une comptabilité extrêmement rigoureuse et à jour. Les freelances expérimentés sont habituellement accompagnés par un expert comptable ou par une gestion d’activité comme Hightekers.

Étape 4 : Les échanges

Le plus souvent, un entretien est demandé, afin que vous puissiez apporter quelques précisions, et démontrer votre bonne foi si certains doutes subsistent. Cela peut paraître évident, mais répondez avec courtoisie, sans surjustifier.

Les contrôleurs fiscaux ont simplement besoin de comprendre l’utilité de certaines dépenses et la véracité de vos déclarations. Ils ne cherchent pas à vous piéger, simplement à comprendre et vérifier votre gestion d’entreprise.

Étape 5 : Conclusion du contrôle

Si tout est conforme, alors le contrôle fiscal est clôturé. Au contraire, si l’administration repère une ou plusieurs irrégularités, vous recevrez un redressement fiscal que vous pouvez accepter ou contester. 

Comment se préparer à un contrôle fiscal

Les délais étant relativement courts entre la première notification et la demande des documents, un contrôle se prépare en amont et en continu, même si vous n’avez pas été notifié. Voici les bonnes pratiques :

• Conservez tous vos documents comptables pendant 6 ans minimum.
• Organisez-les par catégorie : factures, notes de frais, déclarations, contrats.
• Séparez vos comptes pro et perso : c’est essentiel pour justifier vos flux.
• Gardez des preuves de paiement (virements, reçus) pour chaque transaction.
• Utilisez un outil de suivi comme Quickbooks, Notion ou la plateforme Hightekers si vous optez pour la gestion d’activité.

En ayant toujours ces documents essentiels bien catégorisés sous la main, vous vous assurez une vraie sérénité face à tout risque de contrôle. Mieux encore, en passant par la solution d’hébergement d’activité Hightekers, vous n’avez plus rien à faire : votre coordinateur dédié s’occupe de toute votre comptabilité, en parfaite conformité. 

 👉 À lire : Freelance : 5 erreurs qui vous coûtent cher

Les sanctions possibles et risques juridiques

Suite à un contrôle fiscal défavorable, les sanctions varient selon la gravité des erreurs :

• Redressement fiscal : remboursement des sommes dues si vous avez payé moins d’impôt que ce que vous auriez dû.
• Majoration de 10% à 40% pour retard ou mauvaise foi. Cette amende est proportionnelle à la gravité de votre manquement ou de votre faute. Cette majoration peut ainsi générer une baisse significative de vos revenus sur plusieurs mois ou années. D’où l’importance de garder une réserve de trésorerie.
• Intérêts de retard : 0,2%/mois.
• Sanctions pénales en cas de fraude manifeste. Ce cas est plus rare pour les freelances, qui ont souvent une comptabilité simple ou gérée par un expert comptable, avec peu de dépenses ou de montages financiers.

Mais rassurez-vous : en cas d’erreur de bonne foi, et si vous êtes réactif et transparent, les sanctions sont souvent modérées. Si vous êtes bien accompagné (expert comptable ou gestion d’activité), vous n’avez que peu de risque d’avoir un redressement fiscal.

Quel est l’impact du statut freelance sur les risques de contrôle ?

Risques de contrôle fiscal en Micro-entreprise

Les freelances auto-entrepreneurs (en micro-entreprise) bénéficient d’une comptabilité largement simplifiée, limitant les risques de mauvaise gestion ou dépenses injustifiées (elles ne sont d’ailleurs pas déductibles). Le risque de contrôle fiscal est donc minime, même s’il existe. Petit récapitulatif :

• La micro entreprise est facile à gérer, sans aucune déduction des charges au réel.
• Fréquemment ciblée en cas de déclarations incohérentes ou dépassements de seuils de chiffres d’affaires ou de TVA.
• Risque plus important si le freelance cumule des missions long terme sans contrat solide.

Risques de contrôle fiscal en société EURL/SASU

Les consultants indépendants qui exercent sous leur propre entreprise, EURL ou SASU le plus souvent, sont les freelances les plus à risque. Et ce, à cause d’une comptabilité extrêmement rigoureuse qu’il faut tenir, et des nombreuses obligations administratives et fiscales demandées aux gérants. Le freelance avec sa propre entreprise, c’est :

• Une meilleure séparation pro/perso …
• …Mais demande une gestion très rigoureuse (TVA, IS, dividendes).
• La gestion des dépenses et des déductions doit être précise et justifiable
• Contrôle possible si les flux bancaires sont mal réunis.

Risques de contrôle fiscal en Portage salarial ou Gestion d’activité

Les consultants en portage salarial ou en gestion d’activité sont les moins à risque d’un contrôle fiscal, pour la simple et bonne raison que leur activité est hébergée et que leur comptabilité est gérée par l’entreprise de portage ou de gestion. Le freelance bénéficiant d’un CDI : l’entreprise d’hébergement d’activité (comme Hightekers) est donc responsable des déclarations, dépenses, et des rémunérations versées. 

• Les obligations fiscales sont gérées par la société de portage.
• Peu de risques de contrôle à titre individuel (déclarations, cotisations, TVA sont centralisées).
• Recommandé pour les freelances à fort revenu ou ayant des clients à l’international.
  
  👉 Découvrez notre modèle de gestion d’activité pour freelance

Contrôle fiscal : une sérénité totale grâce à Hightekers

Chez Hightekers, nous avons conçu un modèle qui protège les consultants indépendants de tout risque de contrôle fiscal, tout en leur laissant une liberté maximale dans leur activité.

Pourquoi les risques de contrôle fiscal sont faibles chez Hightekers ?

✅ Vous êtes officiellement employé avec un CDI au sein d’Hightekers

✅ Nous gérons vos déclarations fiscales et sociales (TVA, IR, URSSAF, etc.)

✅ Nous structurons vos factures, contrats et fiches de paie pour qu’ils soient conformes en cas d’audit

✅ Nous vous évitons les zones grises fiscales grâce à un cadre juridique conforme et sûr

✅ Nous vous accompagnons en cas de contrôle : documents, réponses, analyse

✅ Nous vous permettons de vous focaliser sur votre mission, pas sur l’administratif

Ainsi, vous profitez d’une totale tranquillité d’esprit, mais aussi d’un meilleur revenu net en freelance grâce à une gestion optimisée.

Et n’oubliez pas : un contrôle fiscal n’est pas une menace, c’est un test de votre structure. Alors soyez serein et faites appel à la gestion d’activité pour exercer votre activité sans vous occuper de l’administration ni de votre comptabilité.

Libérez-vous de l’administratif avec Hightekers

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Camille, spécialiste du freelancing, accompagne les indépendants qui cherchent à développer leur activité en France ou à l'étranger. Basée dans la charmante ville de Lyon, elle utilise son expertise de la législation française et internationale pour mettre en relation les consultants qualifiés dans de nombreux domaines. Lorsqu'elle ne travaille pas, Camille est passionnée de randonnée dans les Alpes françaises et aime découvrir les librairies cachées dans les villes qu’elle visite.