Les frais et dépenses déductibles en freelance

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Les freelances et consultants indépendants passent des heures à optimiser leur TJM et à trouver des missions intéressantes, rentables et pérennes. Mais tous ces efforts peuvent rapidement être remis en cause s’ils n’optimisent pas leurs frais professionnels déductibles en freelance. Que ce soit par manque de connaissance, de temps ou de savoir-faire, les dépenses non (ou mal) déclarées peuvent plomber le revenu net des indépendants !

Les dépenses déductibles mal ou non déclarées représentent chaque année des milliers d’euros perdus pour les freelances en France et en Europe. Pire encore, mal gérer tes frais peut entraîner un redressement fiscal ou une perte de crédibilité en cas de contrôle.

Alors voici un petit guide sur les frais professionnels freelance pour démystifier les règles fiscales et pour que vous sachiez quoi déduire, comment le justifier et comment booster votre revenu net en parfaite conformité.

⚠️ Important : dans cet article, nous considérons ici uniquement les freelances en SARL (EURL), en SASU et en portage salarial ou gestion d’activité. En effet, les auto-entrepreneurs en micro-entreprises ne peuvent pas déduire leurs frais professionnels. 

Freelance : qu’est-ce qu’une dépense déductible ?

Avant de plonger dans la liste des frais professionnels déductibles, il est important de bien comprendre la différence entre dépenses professionnelles et dépenses personnelles.

Une dépense professionnelle est nécessaire à votre activité, justifiable et liée directement à la production de votre chiffre d’affaires.

3 critères pour qu’une dépense soit déductible

1. Lien direct avec l’activité : ex. Abonnement ou licence à un logiciel indispensable pour votre activité de consultant digital ou développeur web.

2. Caractère justifiable et raisonnable : les montants doivent être proportionnés à votre activité. Par exemple, si vous voulez déduire du résultat l’achat de 5 ordinateurs alors que vous êtes seul dans votre activité, il vous faudra être en capacité de le justifier clairement.

3. Preuve et traçabilité : facture, reçu, note de frais. Sans justificatif, pas de déduction possible. Sauf cas exceptionnel.

Checklist des catégories de frais professionnels déductibles en freelance 

• Équipements et matériel informatique : ordinateur, écrans, mobilier, fauteuil, machine à café…
  
• Abonnements, logiciels et SaaS : licences cloud, nom de domaine, hébergement, outils, abonnement Google Workspace ou Sharepoint, …
  
• Internet et abonnement téléphonique : attention, il faudra prouver que ces abonnements sont exclusivement dédiés à votre activité professionnelle, surtout si vous travaillez à domicile. Sinon, il faudra déduire un prorata.
  
• Bureau ou coworking : si vous louez un bureau à l’heure, à la journée ou au mois, vous pouvez le déduire intégralement.
  
• Bureau à domicile : si vous travaillez depuis chez vous, vous pouvez déduire une partie de votre loyer (en fonction du nombre de m2 de votre bureau) ou vous louer à vous-même une pièce si vous êtes propriétaire. Attention, ces revenus fonciers seront imposés selon votre régime fiscal.
  
• Déplacements et transports : Billets de train ou d’avion, indemnités kilométriques si vous utilisez votre propre voiture, tickets de métro, etc. Attention, les montants déductibles des transports sont toujours TTC (TVA non déductible).
  
• Frais de repas et hébergement : toutes les dépenses liées aux restaurants et hôtels doivent être liées à une mission et largement justifiables, surtout s’ ils apparaissent en nombre dans votre résultat.
  
• Formation professionnelle : c’est l’une des dépenses les plus souvent oubliées par les freelances. Et pourtant, toute formation professionnelle en freelance est essentielle pour continuer à proposer des services de qualité à vos clients.
  
• Assurance RC Pro : l’assurance responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour exercer en indépendant en France. Généralement peu coûteuse, elle doit être déductible de votre bilan.
  
• Mutuelle santé, prévoyance et retraite complémentaires : grâce à la Loi Madelin, vous pouvez déduire vos frais de mutuelle santé, de prévoyance ainsi que de votre retraite complémentaire.
  
• Frais bancaires pro : tous les frais liés à votre activité bancaire, comme l’abonnement, la carte, les éventuels frais de virements internationaux, etc.

💡 Pour ne plus jamais avoir de doute et savoir si un frais est déductible ou non, optez pour l’hébergement d’activité Hightekers et déléguez-nous l’ensemble de la gestion de vos frais professionnels en freelance. 

Exemples de frais déductibles pour freelances Digital & IT

Si vous êtes consultant informatique freelance, certaines catégories de dépenses sont incontournables pour réduire intelligemment votre revenu imposable. Voici quelques petits exemples concrets pour vous donner une meilleure idée. Nous avons pris le cas d’un freelance IT développeur web se déplaçant régulièrement chez son client, avec un chiffre d’affaires de 110 000 € annuel.

Matériel informatique et logiciels

• PC portable, moniteurs, clavier, imprimante : 100% déductibles si usage exclusivement pro.
  👉 À déduire : environ 5000€ HT pour notre exemple. Matériel amortissable sur plusieurs années si plus de 500€ HT par outil.
  
• Logiciels de développement, IDE, licences SaaS comme GitHub Pro ou Notion.
  👉 À déduire : environ 2500€ HT
  
• Applications de gestion de projet, CRM, outils de suivi de temps.
  👉 À déduire : environ 400€ HT 

💡Optimisation fiscale freelance : pensez au leasing ou au financement pour lisser les charges sur plusieurs années (même si certaines seront déjà amortissables).

Internet et téléphone

• Abonnement fibre dédié.
  👉 À déduire : environ 540€ HT (45€ x 12)
  
• Forfait mobile professionnel.
  👉 À déduire : environ 300€ HT (25€ x 12)
  
• Téléphone portable (si utilisé principalement pour votre activité)
  👉 À déduire : 900€ HT (amortissable).

💡 Attention : si l’équipement est mixte (perso/pro), seule la part professionnelle est déductible.

Bureau et home office

• Location d’un bureau en espace coworking
  👉 À déduire : 3000€ HT (250€ x 12).
  
• Home office : une part des charges du logement peut être déduite (loyer, EDF, assurance habitation) avec une pièce dédiée.
  👉 À déduire : 1200€ HT (100€ x 12).

Déplacements et transports

• Indemnités kilométriques pour les déplacement professionnels
  Utilisez l’outil de calcul des indemnités kilométriques officiel de l’État.
  👉 À déduire : 1212€ HT (2000km x 0,606€ pour un véhicule thermique 3CV).
  
• Parking et péages.
  👉 À déduire : 400€ HT
  
• Billets de train, avion, taxi, VTC.
  👉 À déduire : 650€ HT (le consultant utilisant principalement son véhicule personnel).

💡 Utilisez un carnet de bord kilométrique pour justifier chaque trajet pro.

Repas et hébergements

• Repas dans le cadre de missions hors domicile.
  👉 À déduire : 750€ HT
  
• Frais d’hôtel dans le cadre de missions hors domicile.
  👉 À déduire : 600€ HT 

Assurances et comptabilité

• Expert comptable obligatoire en EUR/SASU
  👉 À déduire : 1400€ HT
  
• RC Pro obligatoire en EUR/SASU
  👉 À déduire : 300€ HT
  
• Mutuelle Santé
  👉 À déduire : 840€ HT (70€ x 12)
  
• Prévoyance
  👉 À déduire : 600€ HT (50€ x 12)
  
• Retraite complémentaire
  👉 À déduire : 3600€ HT (300€ x 12)

Déductions des frais selon le statut juridique freelance

Comme nous l’avons évoqué, la fiscalité freelance change selon votre régime : micro-entrepreneur, EURL/SASU, ou portage salarial/gestion d’activité.

Déductions des frais en micro-entreprise

Vous ne pouvez pas déduire vos frais : vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire de 34% (BNC) sur votre résultat imposable.

Cela étant, vous pouvez déduire votre TVA de vos frais professionnels en micro-entreprise si vous dépassez le seuil et que vous déclarez et reversez votre TVA.

💡 Astuce optimisation fiscale freelance : si vos frais dépassent l’abattement de 34%, vous devrez probablement passer en société ou en gestion d’activité pour vous simplifier votre quotidien.

EURL / SASU

L’ensemble des frais réels et professionnels sont déductibles en EURL, SARL et SASU. Vous pouvez donc louer votre propre domicile, déduire toutes les charges liées à votre activité (voir ci-dessus), voire même employer du personnel.

💡Si votre activité nécessite parfois de faire appel à des freelances ou consultants externes pour travailler à plusieurs pour vos missions, alors l’EURL ou la SASU seront des structures juridiques plus adaptées.

Portage salarial et gestion d’activité

Le portage salarial ou son alternative la gestion d’activité sont deux formats similaires vous permettant de déléguer l’ensemble de la gestion administrative et de vos frais professionnels à une société qui s’occupe de tout pour vous, tout en vous permettant d’améliorer et optimiser vos revenus d’indépendant.

L’avantage : de nombreux frais professionnels comme la mutuelle santé, la prévoyance ou encore la retraite sont déjà pris en charge dans cette structure juridique hybride, vous permettant de réduire vos charges !  

💡Pour pouvoir déduire vos frais professionnels en gestion d’activité, les justificatifs sont toujours obligatoires et ils ne doivent pas dépasser 30% de votre CA brut annuel.

Justificatifs des frais : comment et quand les conserver ?

En cas de contrôle fiscal, vous devez être en capacité de justifier l’ensemble de vos frais professionnels déduits du résultat de votre activité freelance. Et lors de l’audit de vos frais professionnels freelance, l’administration fiscale peut remonter jusqu’à 3 ans.

Voici donc comment être prêt en cas de contrôle :

✅ À conserver :

• Toutes les factures d’achat 
• Tous les reçus de restaurant (avec le nom du client ou partenaire inscrit dessus)
• Billets de transport
• Notes de frais signées
• Baux et contrats de locations immobilières (bureaux)
• Relevés bancaires pro
• Tout autres documents vous permettant de justifier vos frais

💡Au-delà des justificatifs, il vous faudra aussi (et surtout) prouver le caractère professionnel et utile de vos dépenses. 

✅ Durée de conservation :

• 6 ans minimum pour les pièces comptables (selon le Code du commerce).
• 10 ans pour vos documents fiscaux.

💡 Bonnes pratiques pour vos justificatifs en freelance : scannez ou prenez en photo tous vos justificatifs. Si possible, associez-les directement à vos dépenses dans votre compte bancaire professionnel en ligne (via l’application le plus souvent). Si vous en avez la possibilité, organisez vos dépenses par catégories.

Dépenses pros freelance : les erreurs à éviter

Pour optimiser votre résultat et vos revenus freelance, évitez ces quelques erreurs classiques :

❌ Déduire vos dépenses purement personnelles. C’est tentant, mais c’est illégal.
❌ Ne pas faire de ventilation pour usage mixte (ex. abonnement internet perso/pro à la maison).
❌ Absence de justificatif ou de factures (l’email de confirmation d’une commande n’est pas un justificatif).
❌ Dépenses exagérées ou non cohérentes avec votre activité.
❌ Ne pas vérifier la cohérence entre vos frais déclarés et votre CA.

💡Astuce : en cas de doute, posez la question à votre expert-comptable. Sinon, optez simplement pour la gestion d’activité qui s’occupera de tout pour vous. Votre coordinateur dédié étant spécialisé dans les frais professionnels freelance pour optimiser vos revenus en toute conformité.

Hightekers : la solution qui gère vos frais déductibles pour vous

Vous l’aurez compris, les freelances ont de nombreuses dépenses afférentes à leur activité. Bien que déductibles, leur gestion demande un savoir-faire et du temps, vous empêchant parfois de développer votre activité à son maximum.

Voici pourquoi chez Hightekers, on s’occupe de toutes vos dépenses déductibles en freelance. Mieux encore, en hébergeant votre activité chez Hightekers, vous réduisez vos charges, pour optimiser vos revenus.

Hightekers, chaque jour à vos côté pour améliorer vos revenus :

• Accompagnement fiscal personnalisé : nos experts vous aident à identifier tous vos frais déductibles et comment les optimiser.
• 100% conformité : vous serez toujours accompagné pour optimiser votre situation en parfaite conformité et légalité. Vous n’avez plus à vous soucier de votre comptabilité ou des questions fiscales, on s’en occupe pour vous.
  

Rejoignez Hightekers et concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : accompagner vos clients et délivrer des prestations freelance de grande qualité. Nous vous libérons de toutes vos charges administratives et nous nous occupons de votre optimisation des frais en freelance pour que vous puissiez bénéficier d’un meilleur revenu net. 

Faites de vos frais déductibles des alliés

Mieux connaître vos frais professionnels freelance et comment les déduire, c’est maximiser votre revenu net, minimiser vos impôts et in fine, sécuriser votre activité. Chaque reçu, chaque kilomètre, chaque ligne téléphonique peut faire la différence. Encore faut-il savoir comment faire, tout en restant dans la conformité, au risque d’un redressement fiscal qui pourrait nuire à la pérennité de votre activité d’indépendant.

Ne prenez aucun risque et déléguez la gestion de vos frais déductibles à des experts du freelance comme Hightekers !

Maîtrisez vos frais déductibles en freelance avec Hightekers

FAQ – Frais professionnels freelance

👉 Puis-je déduire Netflix ?
Non, sauf si vous êtes critique cinéma ! Un abonnement purement personnel reste non déductible.

👉 Dois-je garder tous mes tickets et reçus ?
Oui, chaque euro dépensé et déduit du résultat doit être justifié.

👉 Comment calculer les frais du travail à domicile ?
Vous devez appliquer la proportionnalité surface bureau / surface totale logement + charges associées.

👉 Hightekers peut m’aider à optimiser mon revenu avec mes charges ?
Absolument, nous optimisons vos frais tout en vous déchargeant de tout votre administratif. Davantage de temps à consacrer à vos clients ou votre famille.

Auteur

Camille

Coach Freelance & Mobilité Internationale

Camille, spécialiste du freelancing, accompagne les indépendants qui cherchent à développer leur activité en France ou à l'étranger. Basée dans la charmante ville de Lyon, elle utilise son expertise de la législation française et internationale pour mettre en relation les consultants qualifiés dans de nombreux domaines. Lorsqu'elle ne travaille pas, Camille est passionnée de randonnée dans les Alpes françaises et aime découvrir les librairies cachées dans les villes qu’elle visite.